Percorso Formativo: Addetto Alla Segreteria

Sezione 3 – Offerta Formativa su Competenze Tecnico Professionali correlate al RRFP

Figura di riferimento      377 – operatore/operatrice per l’organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l’accoglienza e le informazioni

Durata (in ore)  210

Prerequisiti d’ingresso   Assolvimento dell’obbligo scolastico

Attestazione Finale         Dichiarazione degli apprendimenti

Unità di competenze correlate al Percorso Formativo

Denominazione AdA      accoglienza

Descrizione della performance: assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell’azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l’interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti aziendali coinvolti

Unità di competenza correlata    1638

Capacità: applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale e delle tecniche di riordino degli spazi di lavoro; consultare e gestire l’agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità; fornire chiare informazioni sulle modalità di accesso all’azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale; ricevere una persona comunicando cordialità.

Conoscenze: normativa di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore; normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni; principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali; tecniche di comunicazione per assicurare un’adeguata accoglienza ai visitatori dell’azienda; tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità; terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria

Denominazione AdA      gestione dei flussi informativi

Descrizione della performance: acquisire e registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita

Unità di competenza correlata    1639

Capacità: adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato; distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita; individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d’ufficio

utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all’ufficio: telefono, fax, e-mail

Conoscenze: caratteristiche delle attrezzature d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.); funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.); normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni; principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative; procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento; processi e cicli di lavoro del servizio; terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria

Denominazione AdA      registrazione ed archiviazione documenti

Descrizione della performance: acquisire e registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all’archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l’accesso all’archivio dei documenti

Unità di competenza correlata    1640

Capacità: adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture); applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l’ausilio di software applicativi specifici; distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione; rintracciare documenti archiviati

Conoscenze: funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.); tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati; tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l’elaborazione e la registrazione

Denominazione AdA      redazione testi e comunicazioni formali

Descrizione della performance: redigere comunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti

Unità di competenza correlata    1641

Capacità: applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso comune; utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni; valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti

Conoscenze: funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.); principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale

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